REGULAMIN
MONITORINGU WIZYJNEGO
URZĘDU GMINY NOWOGRÓDEK POMORSKI
§1
Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Urzędzie Gminy Nowogródek Pomorski.
2. Zapisy z kamer monitoringu wizyjnego stanowią zbiór danych osobowych i przetwarzanie tego zbioru podlega przepisom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym.
3. Administratorem danych osobowych pozyskanych z nagrań monitoringu wizyjnego jest Urząd Gminy Nowogródek Pomorski reprezentowany przez Wójta Gminy Nowogródek Pomorski. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w postaci nagrań z kamer monitoringu wizyjnego jest udostępniona w §7 Regulaminu, na tablicach informacyjnych zlokalizowanych w miejscach monitorowanych oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy.4. Dane osobowe zarejestrowane przy pomocy kamer mogą występować w postaci:
a) wizerunku osób przebywających w zasięgu kamer monitoringu (w tym m. in. sylwetka, płeć, dane szczególne, np. niepełnosprawność),
b) numeru rejestracyjnego lub innych danych identyfikujących pojazd osoby fizycznej (marka, model),
c) możliwości określenia czasu i miejsca (celu) przebywania osoby fizycznej w obszarze objętym monitoringiem wizyjnym.
5. Wykorzystywanie zarejestrowanych przez kamery monitoringu danych nie może naruszać wolności, godności osobistej oraz prawa do prywatności osób zarejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego.
6. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
• Urząd Gminy – Urząd Gminy Nowogródek Pomorski,
• ADO – Administrator Danych Osobowych – Urząd Gminy Nowogródek Pomorski reprezentowany przez Wójta Gminy Nowogródek Pomorski,
• IOD – Inspektor Ochrony Danych,
• ASI – Administrator Systemu Informatycznego,
• monitoring - monitoring wizyjny wraz z infrastrukturą,
• rejestrator – urządzenie stanowiące element monitoringu wizyjnego, na którym zapisywane są dane (obraz video) przekazywane przez kamery,
• nośnik danych – wszelkie nośniki, na których informacje zapisane są w postaci elektronicznej, w szczególności dyski, karty magnetyczne, płyty CD lub pamięci przenośne,
• Dziennik monitoringu – dziennik monitoringu Urzędu Gminy Nowogródek Pomorski.
§2
Cel monitoringu
Cele monitoringu wizyjnego to:
a) zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa osób przebywających na terenie monitorowanym.
b) ochrona mienia Urzędu.
c) ograniczenie dostępu do obiektu dla osób nieuprawnionych
§3
Zakres stosowania monitoringu
1. System monitoringu wizyjnego obejmuje pomieszczenie wejściowe budynku Urzędu Gminy oraz część terenu przyległego, przeznaczonego na parkingi.
2. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane tablicami informacyjnymi. Wzór tablicy informacyjnej stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
3. Monitoring wizyjny nie stanowi środka kontroli wykonywania pracy przez pracowników.
4. Wybór miejsc objętych monitoringiem należy do wyłącznej kompetencji Wójta Gminy Nowogródek Pomorski.
5. System monitoringu wizyjnego składa się z:
a) kamer rejestrujących obraz,
b) rejestratora obrazu wraz z możliwością zgrania materiału na zewnętrzny nośnik danych,
c) stacji monitorowania umożliwiającej podgląd rejestrowanego obrazu.
6. System monitoringu wizyjnego może być w miarę konieczności i możliwości finansowych Urzędu rozbudowywany i udoskonalany.
7. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
8. Rejestracji podlega obraz z kamer bez rejestracji dźwięku.
§4
Obsługa monitoringu
1. Dostęp do monitoringu i zgromadzonych w ramach monitoringu danych mają osoby posiadające stosowne upoważnienie ADO.
2. Bezpośredni dostęp do systemu monitoringu wizyjnego zabezpieczony jest hasłami bezpieczeństwa.
3. Rejestrator znajduje się w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu należącym do Urzędu Gminy.
4. Dostęp do ustawień administracyjnych rejestratora posiada ASI.
5. Odpowiedzialnym za obsługę oraz prawidłowe funkcjonowanie systemu jest ASI.
6. Za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie zapisu przed dostępem do niego osób nieuprawnionych oraz odpowiednie funkcjonowanie monitoringu oraz rejestratorów odpowiada ASI.
7. Zapisy z kamer są przechowywane przez okres maksymalnie do 24 dni a następnie dane ulegają usunięciu poprzez ich nadpisanie na urządzeniu rejestrującym.
8. Zapisy z systemu monitoringu wizyjnego nie podlegają archiwizacji.
9. Osoby upoważnione do obsługi monitoringu wizyjnego są zobowiązane do nieujawniania jego zapisów osobom nieuprawnionym oraz do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych pozyskanych z monitoringu.
§5
Zasady korzystania z monitoringu wizyjnego
1. Dla urządzeń rejestrujących prowadzi się Dziennik monitoringu, w którym odnotowuje się wszelkie zdarzenia związane z funkcjonowaniem monitoringu Urzędu Gminy. Dziennik monitoringu jest wewnętrznym dokumentem Urzędu Gminy i zawiera informacje o takich zdarzeniach jak:
a. zniszczenia urządzeń tj. datę zniszczenia, adres i miejsce instalacji urządzenia,
b. przypadki wykonania i zabezpieczenia kopii zapisu z monitoringu - datę utworzenia kopii, na czyje polecenie, okres czasu objęty nagraniem,
c. przypadki udostępnienia (przekazywania) kopii zapisu z monitoringu - datę, na czyje polecenie, komu udostępniono, okres czasu objęty nagraniem,
d. przypadki udostępniania wglądu do bieżącego zapisu monitoringu lub zapisu zarejestrowanego, osobom upoważnionym innym niż osoby odpowiedzialne za obsługę monitoringu - datę, na czyje polecenie, imię i nazwisko osoby dopuszczonej do wglądu, okres czasu objęty nagraniem.
2. Dziennik monitoringu prowadzony jest przez ASI.
3. Wzór Dziennika monitoringu stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
4. Informacje zawarte w Dzienniku monitoringu mają charakter poufny i wgląd do niego ma tylko ADO, IOD, ASI oraz wyznaczeni pracownicy.
§6
Udostępnianie danych
1. Dane zarejestrowane w ramach monitoringu wizyjnego nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu na podstawie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
2. Zapis z systemu monitoringu wizyjnego może być udostępniany wyłącznie uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie postępowań na podstawie pisemnego wniosku, za zgodą ADO.
3. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem zapisu z monitoringu wizyjnego na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się do ADO z pisemnym wnioskiem o sporządzenie jego kopii, wskazując dokładną datę, czas i miejsce zdarzenia.
4. Kopia sporządzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej przechowywana jest w bezpiecznym miejscu i udostępniana jedynie uprawnionym organom, np. policji, prokuraturze, sądom itp.
5. Jeśli w wyniku realizacji nagrania udokumentowane zostało przestępstwo karalne z urzędu, ADO zobowiązany jest do przekazania kopii nagrania do organów ścigania.
6. Wzór wniosku o zabezpieczenie danych monitoringu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Wniosek, należy złożyć w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło mieć miejsce i musi on zawierać dokładną datę, przybliżony czas oraz miejsce zdarzenia.
7. Zapis z monitoringu wizyjnego wydawany jest za pokwitowaniem.
8. Zabezpieczanie i udostępnianie nagrań z monitoringu jest ewidencjonowane w Dzienniku monitoringu.
9. Kopia nagrania wykonana na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 6 zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od chwili nagrania. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji kopia nagrań po okresie wskazanym powyżej podlega zniszczeniu. Fakt zniszczenia odnotowuje się w Dzienniku monitoringu, o którym mowa w §5.
§7
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w postaci nagrań z kamer monitoringu wizyjnego Urzędu Gminy Nowogródek Pomorski:
Zgodnie z art. 13 RODO [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), wobec możliwości pozyskania Pani/Pana danych osobowych w postaci wizerunku, proszę o zapoznanie się z poniższą informacją:
1. Administratorem [ADO] Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Gminy Nowogródek Pomorski reprezentowany przez Wójta Gminy Nowogródek Pomorski z siedzibą w Nowogródku Pomorskim przy ulicy Adama Mickiewicza 15, 74-304 Nowogródek Pomorski tel.: 95 747 17 60, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
2. Inspektor ochrony danych [IOD]: e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
3. Obraz z kamer monitoringu wizyjnego podlega rejestracji w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, zgodnie z art. 9a. 1. ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym i art. 222 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy, w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Nagrania obrazu administrator przetwarza wyłącznie dla celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 24 dni od nagrania. W przypadkach, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin ten ulegnie przedłużeniu do czasu zakończenia postępowania.
5. Administrator nie przewiduje przekazania uzyskanych danych wizerunkowych innym odbiorcom poza organami władzy publicznej zgodnie z postępowaniem właściwym w sprawie. Nie przewiduje się również zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w oparciu o utrwalone dane osobowe.
6. Ma Pani/Pan prawo do żądania - w uzasadnionej sytuacji - udostępnienia danych osobowych w siedzibie ADO w Nowogródku Pomorskim oraz do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
7. Na podstawie art. 77 RODO ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, dotyczącej niezgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO.
Pojawienie się w oznaczonym obszarze monitorowanym oznacza, że Pani/Pana wizerunek zostanie utrwalony a unikanie zarejestrowania wizerunku w tym przypadku oznacza brak możliwości osobistego skorzystania z usług świadczonych przez Urząd Gminy Nowogródek Pomorski.
§8
Postanowienia końcowe
1. Wójt Gminy Nowogródek Pomorski wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywania nagrań obrazu i danych osobowych klientów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych podczas monitoringu wizyjnego opisanego w niniejszym regulaminie.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Wójt Gminy Nowogródek Pomorski.
3. Regulamin zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Nowogródek Pomorski oraz na tablicy ogłoszeń.